エクセルを仕事に使うときの注意点

エクセルは変貌自在さが、ウリになっていますが、複数の人たち用に
共通して使うファイルの場合は、自在さを求めたら最後、データの収拾
はできなくなってしまいます。あくまでも個人レベルで、データを纏める
場合しか、自由な変更はできないと思ってください。

仕事には、ある一定のルーチンが必ず存在しますよね。「内にはそんな
の無いよ。」と言ったあなた、今の仕事を他人に引き継ぐことを想定して
みてください。大概の人は、以下の手順で引き継ぐはずです。
1.現在の仕事を、分類する。
2.書類の種類を書き出す。
3.書類の承認ルートを整理する。
4.関係部門と問合せ担当者を一覧にする。
5.部門コード個人コードなどを纏める。
6.大雑把な業務フローを作る。
7.書類の保管場所の説明
8.他部門からの問い合わせ内容やクレーム内容をまとめる。
9.人的情報をまとめる。
などなど、まだまだいやっというほど手順を纏めなければならないでしょ
う。

(エクセルは、むしろ、こういった非定型の業務を纏めるのに威力を発揮
 します。)

そして、本来の業務を精査してみると、エクセルで作成されたファイルが、
沢山存在するのに気づきます。
それは、自分の部門内で完結するものもあれば、他部門をぐるっと回って
くるものもあります。

となれば、出来上がっているシートの形を変形したりしたら、大混乱に陥
ることは想像できますよね。

たとえば、あなたが作ったシートの項目が、他の部門を回って戻ってきた
ら、項目が減ったり増えたりしていたらどうでしょう。
そのデータを基に作ろうと思っていた資料は、纏め上げるのにとんでもなく
時間がかかりそうだなと、思うでしょう。

業務の標準化は、何もかっちりとした報告書を作る時だけとは限りません。
とても簡単なアンケートの場合でも、アンケートに回答項目が不足している
などと、勝手に増やされたら、その時点ですでにそのアンケートは、手間の
かかる物体に変身してしまいます。

きわめて当たり前のことばかりですが、案外、実際はこんな変更を勝手に
していませんか。

ブログ気持玉

クリックして気持ちを伝えよう!

ログインしてクリックすれば、自分のブログへのリンクが付きます。

→ログインへ

なるほど(納得、参考になった、ヘー)
驚いた
面白い
ナイス
ガッツ(がんばれ!)
かわいい

気持玉数 : 0

この記事へのコメント

この記事へのトラックバック